物流基礎知識

INVOICE、PACKING LISTの作り方

INVOICE・PACKING LISTは貿易を行う上で必ず出て来る書類になります。
INVOICEは輸出者が輸入者へ出す請求書になります。
PACKING LISTは貨物の個数、荷姿、大きさ、重さを記載した書類になります。

それぞれの書類をどの様に記載すればいいのをまとめてみました。

INVOICEとは

日本語で送り状。
船荷証券や海上保険と同じように通関書類として最重要な書類の1つです。
売買契約の条件を履行したことを売主が買主に証明する為に発行する書類で、取引条件・貨物明細及び計算書になります。
そして、輸出・輸入の通関の際に必要になる書類です。

通常貿易の際のINVOICE
INVOICEには主に納品される品名、数量、金額が記入され、
輸送範囲と方法、出航時期が記載されます。
そしてこの書類は請求書と同時に輸出入時の通関書類にもなります。
輸出入時に大切なのは、どんなものが(材質や機能等)どれぐらい(量)そしてそれの価値(金額)がいくらなのかを正確に申告しなければなりませんので、このINVOICEがとても大事な書類になってきます。
INVOICEへの記入は細かく、正確にそしてわかり易くというのが大切になってきます。

PAKING LISTとは

日本語で梱包明細書。
PACKING LIST はINVOICEと並び重要な書類になります。
梱包明細というだけに、梱包方法、梱包数、重さ、容積(サイズ)、貨物数量の記載が必要になります。
この書類は貨物の積み下ろしや、受け渡しをスムーズに行うことが主な目的になります。
梱包ごとのシッピングマークと書類への記載が貨物確認になりますので、正確な記載が求められます。
一部貨物や品目が少ない場合はINVOICEとPACKING LISTを同じ書類にまとめる場合もあります。

※細かい注意点はこちらの記事を参照してください。

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INVOICEの記入項目

基本的には全て英語記入になります。英語表記の会社名は確認しておく必要があります。
画像に①~⑩の番号を振っています。
①は送り主(Shipper)の社名・住所・電話番号・FAX番号

②は受取人(Consignee)の社名・住所・電話番号・FAX番号

③インボイス番号(決まりはないので、任意の番号)、場所と作成日
インボイスの番号は会社でルール決めをしておけば悩む必要がなくなります。
多くは日付を利用しています。プラス自社の会社の頭文字や送り先の国や会社の頭文字など、
パターン化しましょう。

④支払方法、条件等(電信送金等)

⑤船名、出港する港名、出港日
この辺の情報は船を手配している海貨業者やフォワーダーに確認する必要があります。

⑥到着する港名と国名

⑦貿易取引条件 インコタームズで規定されている取引条件を使用するのが通例
この取引条件で費用とリスクの範囲を明確にしています。
FOB OSAKA は大阪港の本船渡しという条件
海上運賃と海上保険は買主負担で、貨物の引き渡しが本船に乗った時

⑧貨物明細
品名、個数、単価、トータル金額を明記します。
通関で利用する為、
どんなものであるか→HSコードを確定させる(できれば品名だけでなく材質、使用目的まで記載するのが望ましい)
金額→HSコードで税率が確定、税額を出すのに必要
貨物明細の書き方はどんなものであるかがわかる様にするのがポイントです。

⑨シッピングマーク
主に上から
会社名
行先
箱の番号
生産国(もしくは輸出国名)
特に規定はありませんので、これぐらいの情報量がいいのではないでしょう。

⑩会社名と担当者のサイン

PACKING LISTの記載事項

INVOICEとほぼ同じ内容です。
違うところは⑦のところです

箱の数、貨物の大きさ、貨物単体の重さ、梱包後の重量と総重量です。
どの箱に何が入っているのかも明確にする必要があります。
最終的に書類と実際の貨物を照合し適切に納品されているかの確認をしやすい様にするためです。

 

まとめ

INVOICEとPACKING LISTはそれぞれのポイントで重要な目的がありますので、その目的に合致するように作成しなければなりません。

INVOICEは双方の取引条件の合意と輸出入の通関時に必須の書類です。
税関では特に入ってくるものに対して厳しく管理しますので、それぞれの国の輸入通関で申請しやすい様にというのが大切です。品名、材質、使用目的まで記載していると通関士がHSコードを特定しやすくなります。別途写真やカタログなど送るとなお一層わかり易くなります。

PACKING LISTは通関時にももちろん必要ですが、貨物の管理にも必要です。特に小口輸送の場合は混載されるので、荷物が行方不明になるのを防ぎます。
梱包する際にも、どこにどれだけ入れたかをきっちりとメモしておき、PACKING LISTを正確に作る必要があります。サービスのつもりで何かを入れるのも通関時に問題になりますので、やめましょう。
商品についているサンプルや付録品も記載するか取り外す必要があります。国境をまたぐ取引は国内取引とは別物と考えてください。国境を超えるとその国のルールが適用されます。

慣れればそれほど難しい書類ではありませんので、初めにフォーマットさえ作ってしまえば記入する項目はそれほど多くありません。細かく正確にが基本です。

通関・輸出入に関するご相談は アスト中本 通関課へ

 

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